زمان مهم‌ترین دارایی یک کسب‌وکار است

صرف‌نظر از اینکه چه کسی هستید و چه جایگاهی دارید، موفقیت شما تا حد زیادی به مدیریت زمان وابسته است. بااین‌حال، تنها تعداد کمی از کسب‌وکارها برای این منبع ارزشمند اهمیت قائل می‌شوند و به‌طور میانگین اقدامات کمی برای استفاده‌ی بهتر از این منبع محدود انجام شده است.

باوجود تأکید شدید بر سوددهی یا نقاط قوت سرمایه‌ی انسانی، مدیریت صحیح زمان، با اختلاف، مهم‌ترین عنصر موفقیت در بازار کنونی است؛ اما باز هم بسیاری از افراد این منبع ارزشمند را هدر می‌دهند. در ادامه تاکتیک‌هایی برای استفاده‌ی بهتر از ساعت‌های کاری ارائه شده است.

به یک روش شخصی نیاز دارید

اغلب افراد از اهمیت بالای مدیریت زمان آگاهند. بااین‌حال، تعداد اندکی، اهمیت روش شخصی و سفارشی را در رسیدن به بازدهی و حداکثر استفاده از زمان، درک می‌کنند. دلیل این است که هر فرد به یک برنامه‌ و زمان‌بندی منحصربه‌فرد نیاز دارد. افراد دیگر نمی‌توانند به اهمیت زمان برای شما در بازه‌های مشخص روز پی ببرند؛ بنابراین این خود شما هستید که باید بر عادت‌های روزمره‌ی خود نظارت کنید و سرچشمه‌های اتلاف وقت را پیدا کنید.

امروزه با اپلیکیشن‌های دیجیتالی مدیریت زمان، می‌توانید به سرچشمه‌ی اتلاف وقت خود پی ببرید و از زمان خود بهتر استفاده کنید. با نصب چنین اپلیکیشنی روی تلفن هوشمند یا کامپیوتر می‌توانید نظارت دقیق‌تری روی گذر زمان داشته باشید و به این ترتیب بهره‌وری خود را افزایش دهید اما به این نکته توجه داشته باشید که شما یک ماشین تحت کنترل زمان نیستید.

مدیریت موفق زمان به کنترل و توانایی ارزیابی صادقانه‌ی خود بستگی دارد و به این صورت متوجه می‌شوید از مسیر خود منحرف شده‌اید یا برعکس، تصمیم درستی گرفته‌اید. تنها با مرور برنامه‌ی خود و تشخیص سرچشمه‌ی اتلاف وقت، می‌توانید تغییرات معناداری را در برنامه‌ی خود اعمال کنید. مدیریت زمان برای مالکان کسب‌وکارهای کوچک، اغلب بر یک زمینه‌ی سازگار تأکید می‌کند (صداقت هنگام ارزیابی یکی از بخش‌های مهم مدیریت زمان است).

بهتر است وظایف روزمره‌ و مسئولیت‌های خود را براساس درجه‌ی اولویت تقسیم‌بندی کنید. با این کار متوجه می‌شوید وقت زیادی را صرف کارهای بی‌اهمیت کرده‌اید و می‌توانید از زمان خود بهتر استفاده کنید. علاوه‌بر این، با دسته‌بندی کارهای روزانه و مرتب‌سازی آن‌ها براساس اهمیت، تمرکز شما بر کارهای ضروری و مهم افزایش می‌یابد.

اولویت‌بندی، رمز موفقیت است

بسیاری از روش‌های مدیریت زمان حول محور اولویت‌بندی صحیح می‌چرخند؛ اگر نتوانید کارهای فوری را از کارهایی که باید به تأخیر بیندازید، تفکیک کنید، نمی‌توانید به‌درستی از زمان خود حداکثر استفاده را ببرید. در این مرحله باید یک فهرست سازمانی از مهم‌ترین تصمیم‌ها را تهیه کنید. بعضی کارهای فوری را می‌توان به تعویق انداخت.

تعهد سازمان به مهلت‌های تعیین‌شده بسیار مهم است؛ نمی‌توان مدیرانی را که در تحقق تعهدات مهم سازمانی شکست می‌خورند، مبرا کرد؛ زیرا کارمندان با دیدن چنین رفتاری و الگو قرار دادن آن، از زیر بار مسئولیت کارهای مهم در می‌روند.

مدیران و رهبرها باید روش اولویت‌بندی مناسب را درک کنند. مدیرانی که کارهای سازمان را اولویت نمی‌کنند، باعث ناامیدی کارمندانی می‌شوند که هر روز برای بالا رفتن از نردبان سازمان تلاش می‌کنند. در چنین شرایطی، کارمندان باید خود روش اولویت‌بندی کارها را بیاموزند.

رهبران سازمان باید در اولویت‌بندی وظایف و حجم سنگین کارها به کارمندان خود کمک کنند؛ اما کارمندان هم باید به این نکته توجه کنند که برنامه‌ی کاری یا زمان‌بندی نباید بیش‌ازاندازه خرد و دقیق باشد.

شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی یکی از نکات کلیدی در موفقیت مدیریت زمان است. باید به این نکته هم توجه کرد که اولویت‌بندی‌ اهداف کاری برای همه یکسان نیست. کارمندان متعدد از سیاست‌ها و روش‌های متفاوتی برای مدیریت زمان استفاده می‌کنند و درنهایت به روش منحصربه‌فرد خود می‌رسند.

اجازه‌ ندهید مدیریت زمان به عامل استرس و تنش تبدیل شود

باوجود اهمیت بالای مدیریت زمان، اگر برنامه‌ی درستی نداشته باشید، زمان به یک عامل استرس جدی تبدیل خواهد شد. دقت زیاد به گذر ثانیه‌ها، کارمندان را به جنون می‌کشاند؛ اما در واقعیت لازم است یک زمان‌بندی معقول و یک فهرست واقعی از اولویت‌ها داشته باشند. در مدیریت زمان صحیح، اوقات فراغت از بین نمی‌‌روند.

مدیریت زمان بخش مهمی از موفقیت در دنیای کسب‌وکار مدرن کنونی است و لزوما نباید آن را روی کل زندی اعمال کرد. گاهی اوقات به‌ویژه در وقت آزاد، بدون برنامه باشید و به کارهای دلخواه خود بپردازید. کارهای دلخواه می‌تواند شامل کارهای عقب‌افتاده، تماشای یک برنامه‌ی تلویزیونی، یا فهرستی از کارهای روزمره باشد که مدت زیادی است آن‌ها را نادیده گرفته‌اید.

درهرصورت، وقت گذاشتن برای کارهای کوچکی که به‌دلیل محیط کاری شلوغ فراموش کرده‌اید، بخشی مهمی از بهره‌وری در محیط کار است. زمان، مهم‌ترین منبع کسب‌وکار است زیرا می‌تواند بر هر چیزی تأثیر بگذارد. اگر زمان فراغت خود را با زمان کاری خود متعادل نکنید، ممکن است احساس پوچی کنید.

برای اجتناب از استرس در مدیریت زمان، باید بر کارهای مهم تمرکز کنید نه صرفا کارهای فوری. توجه به مهلت‌های تعیین‌شده اهمیت بالایی دارد و شاید هرگز چنین برنامه‌ی مهمی را نادیده نگیرید اما یکی از اصول حرفه‌ای مدیریت زمان، داشتن انعطاف کافی در برخورد با مشکلات مهم است.

تمرکز بر کارهای مهم

شاید مهم‌ترین درسی که بتوان از مدیریت زمان یاد گرفت، این است که هر کار فوری، مهم نیست و برعکس. گاهی اوقات، باید فورا به کاری رسیدگی کنید اما متوجه می‌شوید اهمیت چندانی ندارد. یا بعضی‌اوقات، با تصمیم‌های مهمی برای شرکت روبه‌رو می‌شوید که ممکن است چند روز، چند هفته یا چند ماه از انجام آن طفره رفته باشید. یادگیری دسته‌بندی صحیح وظایف و پروژه‌ها و تفکیک کارهای مهم از کارهای فوری، آخرین مرحله‌ی کسب مهارت در مدیریت زمان است.

هر جا صحبت از مدیریت زمان باشد، دو عنصر مهم انعطاف و اولویت‌بندی مطرح می‌شوند. از طرفی اجازه ندهید اضطراب بر شما غلبه کند و صرفا بر مشکلات مهم تمرکز کنید. به‌زودی متوجه می‌شوید مدیریت زمان آسان‌تر از آن است که به نظر می‌رسد. بزرگ‌ترین سازمان‌ها و کوچک‌ترین نهادهای اقتصادی برای رسیدن به موفقیت باید به‌درستی از زمان خود استفاده کنند. سعی کنید زمان خود را به‌درستی بررسی کنید و گام‌های مفیدی برای برنامه‌ریزی و استفاده از روزهای خود بردارید.